Quante volte hai desiderato che la tua giornata fosse di 36 ore per permetterti di fare tutto quello che avresti dovuto? Eppure credimi anche se così fosse, il tempo non ti basterebbe mai.

Dire ‘non ho tempo’ è la più grande scusa dei nostri giorni perché in realtà tu hai a disposizione esattamente lo stesso tempo che hanno gli altri, ma è probabile che ne faccia un cattivo uso.

Mi spiego meglio. 

Ti immagino a trascorrere le giornate immerso tra tante attività per far funzionare la tua impresa: rispondere a decine di email al giorno, gestire i collaboratori, parlare con i clienti e infine, dedicare il poco tempo che ti rimane alla famiglia. Cerchi di fare del tuo meglio ed esserci per tutti, ma inevitabilmente ti ritrovi a lasciare sempre indietro qualcosa per mancanza di tempo.

Gestire il tempo per non essere fagocitati dalla quotidianità della vita da imprenditore è difficile, ma non impossibile. La prima cosa che devi fare è fissarti dei ‘paletti’ e accettare il fatto che il tempo non sia infinito.

Il tempo è ciò che più desideriamo, ma che, ahimè, peggio usiamo.
Cit. William Penn

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Imparare a gestire il tuo tempo affinché sia davvero tu a scegliere e a decidere come usarlo è il più grande regalo che puoi fare a te stesso.

Esistono molti modi che puoi adottare ma oggi voglio darti la mia tecnica che ho sperimentato negli anni e che ho individuato in questi paletti:

  • Elencare le attività suddividendole per categorie: lavoro, famiglia, tempo libero, riposo, crescita personale, vacanze
  • Pianificare in agenda il tempo dedicato a ciascuna attività
  • Distinguere tra attività importanti e urgenti

Andiamo con ordine.

La giornata è fatta di 24 ore, non una in più non una in meno, il segreto per farne un buon uso è crearsi delle sane abitudini.

Innanzitutto elenca le attività per categoria, iniziando dal riposo di cui il tuo fisico e la tua mente hanno bisogno per ricaricarsi e rimanere concentrati durante la giornata. Non erodere ore al sonno, a meno che non si tratti di fare qualcosa di veramente urgente, ma che non deve diventare un’abitudine.

Metti nella tua lista quelle attività che lasci sempre indietro, ad esempio la lettura di uno degli ultimi 10 libri che hai comprato, la partita di pallone con tuo figlio o la passeggiata in centro con tua moglie.

Il prossimo passo è dare delle priorità e decidere quanto tempo dedicare a ciascuna attività per avere una vita equilibrata che rispecchi i tuoi desideri e i tuoi valori.

So che stai pensando che tu non riesci a fare queste cose, ma c’è un motivo per cui ti dico di mettere in pratica questi consigli e te lo svelerò alla fine.

Per organizzare al meglio la tua giornata, il modo più semplice è pianificare ogni giorno del tempo che dedicherai a te stesso, alla tua famiglia, alle tue amicizie e alle cose che danno un senso alla tua vita.

Io ad esempio da un po’ di tempo a questa parte ho deciso di dedicare le prime ore del mattino all’attività fisica che in passato ho sempre rimandato a causa della mancanza (falsa) di tempo.

Metti in agenda le attività e assegna un colore ad ogni categoria. Assicurati di dedicare ogni giorno un po’ di tempo (anche ‘solo’ un’ora) alle cose davvero importanti.  

Pianifica anche le vacanze con largo anticipo e blocca quei giorni nei quali non inserirai nessun altro impegno.

Bene ora arriva la parte più difficile, rispettare il piano.

Gli imprevisti ti travolgeranno, l’ufficio ti chiamerà a tutte le ore e ci sarà sempre un cliente con una richiesta super urgente dell’ultimo momento oppure una riunione straordinaria fissata proprio nella tua unica settimana di vacanze invernali.

Qui è dove il tuo autocontrollo e la tua capacità di distinguere tra cose importanti e cose urgenti farà davvero la differenza.

Intendiamoci gli imprevisti possono esistere e i piani si possono rivedere, ma se i tuoi piani saltano continuamente la pianificazione non ha senso e ti ritrovi nuovamente soffocato dalla routine fatta al 90% da impegni lavorativi.

Per distinguere tra le cose importanti e quelle urgenti devi fermarti a riflettere. 

Alcune situazioni saranno importanti e urgenti e meritano la tua attenzione, altre invece saranno urgenti ma poco importanti e potrai delegarle, mentre quelle importanti e di valore per il tuo business necessitano della tua attenzione che potrai programmare.

Nel caso di situazioni solo urgenti crea una rete di persone alle quali poter delegare. Anche se, nessun collaboratore farà mai le cose come le fai tu, delegare è l’unica strada che hai per vivere la tua vita e non essere schiavo della tua impresa h 24.

Infine, l’efficienza della gestione del tempo è strettamente legata alla tua capacità di concentrazione. Quando ti dedichi ad un’attività devi salvaguardare quel tempo ed evitare interruzioni e distrazioni. 

Segnati questi trucchi che se li applicherai aumenteranno significativamente la tua produttività ed efficacia.

  • Non farti interrompere continuamente dai collaboratori, assegna loro degli orari durante la giornata nei quali sarai a loro disposizione
  • Cancella tutte le notifiche sonore del tuo telefonino e le notifiche pop up del tuo PC 
  • Metti lo smartphone in modalità silenziosa 
  • Non rispondere alle mail mentre stai cercando di lavorare su un progetto

Se pensi di essere in grado di fare più cose contemporaneamente perché sei ‘multitasking’, devo contraddirti. Sono rare le persone realmente in grado di lavorare in maniera efficiente in modalità multitasking.

Nella maggior parte dei casi il multitasking significa fare più cose il più velocemente possibile ma non nel modo migliore e con la giusta attenzione.

L’ultimo consiglio? Impara a dire di no.

Se non impari a farlo non sarai più tu a scegliere per la tua vita ma gli altri. Chiunque potrà manipolare il tuo tempo fissando al tuo posto le priorità e togliendoti tempo per le cose davvero importanti della tua vita.

Ora vuoi sapere il motivo vero per cui la gestione del tempo è importante per un imprenditore?

Perché la vita è una sola

Perché se non dedichi un pò di tempo anche a te stesso non riuscirai ad essere efficiente anche nel lavoro

Perché se hai un lavoro organizzato, la tua produttività aumenterà in modo esponenziale

Perché ritagliarsi dei momenti e focalizzarsi sulle attività importanti, porta a risultati tangibili.

Il tempo è come un fiocco di neve, scompare mentre cerchiamo di decidere che cosa farne.
Cit. Romano Battaglia