Adattiamoci per non perderci: gestione aziendale e marketing in tempo di crisi

Adattiamoci per non perderci: gestione aziendale e marketing in tempo di crisi

La crisi dovuta alla pandemia da Covid-19 ha obbligato aziende e imprenditori a rivedere la loro organizzazione interna, spesso chiudendo interi reparti e iniziando a familiarizzare con lo smart-working.
Inoltre, molti si chiedono se è giusto continuare a promuovere i propri prodotti e servizi, e in che modo.

Come comportarti con il tuo gruppo di lavoro in questo periodo eccezionale? Come reimpostare il piano marketing e il piano di contenuti, alla luce dell’attuale incertezza e dell’impossibilità di pianificare strategie a lungo termine?
Non ci sono risposte definitive, ma possiamo iniziare a darti qualche consiglio di gestione aziendale e di marketing per non restare del tutto bloccato.

Sei consigli di gestione aziendale nei tempi di crisi

gestione aziendale coronavirus

 

1. Devi fare pace con il fatto che questo momento non durerà solo pochi giorni e non coinvolge solo noi, quindi è importante che tu ogni giorno rifaccia l’esercizio di orientare di nuovo l’operatività, le politiche del personale, i piani di investimento. È come se avessi un nuovo progetto in partenza ogni giorno, quindi può tornare utile ragionare come una start-up.
Nella nostra community abbiamo intervistato l’avvocato Antonio Porpora che ci ha aiutati a capire come organizzare l’azienda e i dipendenti in questo momento così particolare;

2. Allena ancora di più l’ascolto e l’empatia nei confronti dei tuoi dipendenti per aiutare il team a gestire lo stress a cui è sottoposto: in questo momento, in molti hanno paura di perdere il lavoro, o si trovano in difficoltà a lavorare per la prima volta in smart-working. Senza dimenticare le preoccupazioni per la propria salute e quella dei propri familiari.
Nel gruppo Facebook di Imprenditori che cambiano abbiamo parlato di come gestire il lavoro da remoto;

3. È il momento di prendere decisioni velocemente e assumerti dei rischi. Dopo l’ascolto del tuo team devi fare una valutazione veloce delle decisioni da prendere e procedere senza esitare: non puoi rimandare le decisioni a dopo l’emergenza, perché non conosciamo ancora la data di quando le cose torneranno normali;

4. Tu e il tuo team dovete rimanere uniti e iniziare già da ora a creare valore per il futuro della vostra azienda. Le necessità di questo momento possono portare anche a un cambiamento importante nelle dinamiche aziendali e a una ripulita di modelli ormai superati, che non avevate mai cambiato perché “erano così da sempre”;

5. Imposta il tone of voice delle comunicazioni tra te, i tuoi clienti e chi lavora insieme a te: se prima eri abituato al contatto dal vivo con colleghi e dipendenti, ora devi basarti solo su e-mail, telefonate, spesso messaggi su Whatsapp. Abbandona i toni aggressivi e troppo enfatici, sii umano, comprensivo e incoraggiante, e quando fai un errore, chiedi scusa, e riparti;

6. Se puoi, dai un contributo a una causa con una parte del tuo lavoro : ad esempio, devolvi a un ospedale della tua zona o delle zone più colpite una percentuale delle vendite dei tuoi prodotti o servizi. Questo servirà anche come messaggio positivo nei confronti del tuo team.

Sei suggerimenti di marketing in periodi di crisi

marketing coronavirus

 

Promuovere oggi la propria azienda e i propri prodotti e servizi è giusto oppure no?
Come muoverti senza sembrare inadatto o poco sensibile?
Anche quando si parla di marketing e promozione non ci sono risposte definitive ma sono buone pratiche, che valgono nei periodi ordinati, ma soprattutto in quelli straordinari come questo.

1. Pensa sempre al tuo target, ai suoi bisogni, alle sue domande e alle sue esigenze. A chi sei utile in questo momento con i tuoi contenuti? A te o a loro? Se sei sicuro che quello che fai sia utile per loro, vai avanti, se, invece, è utile solo per te, forse è meglio che tu ti fermi;

2. Fai un check dei tuoi servizi: puoi rendere qualcosa disponibile in digitale? Se il tuo business non è online e la situazione ti impone di trovare una soluzione il prima possibile, dai un’occhiata al nostro servizio Web Digital Express, che ti dà l’opportunità di essere online in una settimana;

3. Fai un controllo di tutte le campagne di sponsorizzazione, le promozioni attive sui vari canali, i post programmati del tuo piano editoriale: è probabile che tu debba spegnere o rivedere alcune promozioni e cambiare strategia. Potresti scontare qualche servizio online o regalare un prodotto gratuito, o rendere disponibile gratuitamente per un periodo limitato un tuo servizio;

4. Tieni monitorato giorno per giorno il piano editoriale: tutto potrebbe cambiare dall’oggi al domani, e, anche se hai già riscritto i post e modificato i contenuti, non è detto che tu non li debba cancellare e riprogrammare di nuovo. Ti consigliamo di fare un check almeno ogni tre giorni;

5. Sfrutta lo strumento dei video e soprattutto dei video live, che in questo momento sono molto seguiti su tutte le piattaforme social, Facebook e Instagram in particolare. E, in particolar modo se hai una piccola attività locale, non aver paura a metterci la faccia e a parlare tu in prima persona;

6. Offri contenuti di valore per le persone che sono a casa, che potrebbero aver voglia di fare formazione, oppure sono semplicemente annoiate e hanno bisogno di essere rassicurate e distratte. Cosa puoi insegnare di utile in questo momento? Quali competenze potresti trasformare in un contenuto di valore per il tuo pubblico?

 

Nella nostra community su Facebook abbiamo parlato anche di come continuare a proporre il tuo business anche in questo periodo.
Lì ti offriamo giorno dopo giorno il nostro supporto per superare questo momento, facendoci anche aiutare da esperti in diversi settori che ci stanno regalando le loro competenze per aiutare gli imprenditori. Puoi iscriverti da qui.

Adattiamoci per non perderci.

Come usare LinkedIn per la tua professione

Come usare LinkedIn per la tua professione

Siamo abituati a seguire corsi su come fare advertising su Facebook, come modificare le foto per Instagram, ora alcuni si sono affacciati timidamente a TikTok, e in questo universo di piattaforme, spesso dimentichiamo proprio LinkedIn, che per un imprenditore dovrebbe essere fondamentale.

È molto probabile che anche tu un giorno abbia deciso di iscriverti a questo social network dedicato al mondo del lavoro, hai inserito i tuoi dati, caricato il cv, aggiunto qualche utente che conosci, e poi l’hai abbandonato.

Oggi cerchiamo di spiegarti perché, invece, dovresti dedicare tempo a LinkedIn per sfruttare al massimo le potenzialità di questa piattaforma per i professionisti.

Fare networking non significa fare fredde telefonate a degli sconosciuti. In realtà chi ti può aiutare veramente sono le persone che già hanno una forte fiducia in te e che sanno che sei un lavoratore intelligente e appassionato.
Reid Hoffman, co-fondatore di LinkedIn.

A cosa serve LinkedIn

A cosa serve LinkedIn

Oggi su LinkedIn sono iscritte più di 13 milioni di persone solo in Italia, e 224mila aziende. È una piattaforma che era nata per il recruiting, e che ancora funziona in questa direzione, ma nel frattempo ha raggiunto nuove funzioni. Grazie a LinkedIn oggi puoi:

  • connetterti con aziende e professionisti;
  • creare un brand aziendale e renderlo autorevole, e fare personal branding;
  • informarti, aggiornarti e condividere contenuti e opinioni.

Quindi, la prima cosa da chiederti quando ti iscrivi a questa piattaforma (come per qualsiasi altro mezzo di comunicazione) è: qual è il tuo obiettivo? A chi ti vuoi rivolgere?
Vuoi parlare con gli addetti ai lavori del tuo settore per tenerti aggiornato su un tema che t’interessa?
Oppure cerchi potenziali clienti per il tuo prodotto, o, ancora, devi assumere qualcuno?

Sulla base dei tuoi obiettivi, dovrai poi strutturare il tuo profilo e guidare le attività che scegli di fare su LinkedIn, sulla base delle parole chiave relative al tuo settore e alla tua attività che ti contraddistinguono, e che ti serviranno per indicizzare correttamente il tuo profilo.
Sì, perché anche con LinkedIn, proprio con Google, devi ragionare in termini di posizionamento corretto della tua attività e della tua figura professionale.

Errori LinkedIn

LinkedIn: errori da evitare

Se non hai mai usato questa piattaforma, o la usi e non capisci come mai non hai i risultati che speri, ti spieghiamo quali sono gli errori più comuni che potrebbero compromettere il tuo posizionamento:

  1. non avere un obiettivo: devi avere chiaro prima di tutto tu perché sei lì dentro;
  2. condividere, commentare e in generale usare LinkedIn come se fosse un altro social network: ricordati che qui ti rivolgi ad altri professionisti, non ai tuoi amici;
  3. barare sulle competenze oppure ometterne alcune;
  4. descriverti o condividere contenuti con termini abusati, come “motivato”, “creativo”, “esperto”;
  5. promuovere troppo il tuo lavoro e i tuoi prodotti: ricordati che siamo sempre su un social network, e i social network servono a fare rete, non a vendere. La vendita è una conseguenza dei rapporti che crei su queste piattaforme.

Come usare LinkedIn

LinkedIn: come usarlo bene

Un profilo efficace su LinkedIn ti aiuta a costruire una reputazione professionale per te e creare un brand per la tua azienda.

La prima cosa che devi curare sono le informazioni che condividi nella descrizione:

  • il Job Title e la Job Description.
    Devono entrambi contenere le parole chiave per cui vuoi essere indicizzato. Spiega agli altri utenti cosa puoi fare per loro, come il tuo lavoro può aiutarli a soddisfare un loro bisogno. Dai soluzioni pratiche, racconta la tua mission, spiega i risultati che hai raggiunto con il tuo lavoro;
  • Le “esperienze” e le “competenze”.
    Questi sono altri due punti chiave del tuo profilo LinkedIn. Non fare un semplice copia e incolla del tuo cv, e, invece di fare un elenco dei ruoli ricoperti, tramuta le esperienze in risultati raggiunti. Dedica attenzione anche alle esperienze precedenti, che aiutano gli altri a capire chi sei oggi e quali sono i tuoi obiettivi.
    Anche le competenze ti aiutano a indicizzare il profilo: qui puoi aggiungere competenze tecniche, ma anche abilità interpersonali e tutte le cosiddette soft skills.

Per quanto riguarda invece la condivisione dei contenuti, il consiglio che ti diamo è quello di dedicare tempo a questa piattaforma.
Per avere dei risultati, non è sufficiente aprire il profilo, compilarlo e rispondere a qualche richiesta di collegamento. Devi essere attivo, non solo sul tuo profilo, ma anche commentando i contenuti condivisi da altri, e partecipando all’interno dei gruppi tematici.
Non condividere tutto quello che ti viene in mente, ma resta in ascolto del tuo settore, perché qui puoi tenerti aggiornato (e aggiornare tu stesso gli altri) sulle nuove tendenze, le novità, gli argomenti utili per il tuo lavoro.

Questo è solo il punto di partenza per iniziare a usare efficacemente LinkedIn, ma se vuoi costruire la tua strategia social in maniera efficace e non sai quali piattaforme possono aiutare te e la tua azienda, contatta Imprenditori che cambiano: studieremo insieme la tua strategia.

Conosci il target della tua azienda

Conosci il target della tua azienda

Ti sei mai fermato a chiederti chi è, davvero, il target della tua azienda?
A chi parli quando scrivi un post per i social network, un contenuto per il sito, una scheda prodotto del tuo e-commerce, una brochure per la fiera?

Il cliente ideale è quella persona per cui i tuoi servizi e prodotti rappresentano il massimo valore, e che quando comprerà, sarà felice non solo per il prezzo e per il servizio, ma anche perché, dal rapporto con te, avrà ricavato una soddisfazione personale.
Identificare il tuo cliente ideale è una tappa fondamentale per la tua strategia di marketing, per costruire i messaggi giusti per le persone giuste. Infatti, per decidere cosa dire, devi prima di tutto capire a chi vuoi dirlo.

Oggi ti raccontiamo come e perché dovresti identificare il target della tua azienda, e ti regaliamo un template che puoi scaricare e compilare, per aiutarti a trovare il tuo.

Il più grande patrimonio di un’azienda è rappresentato dai suoi clienti, perché senza clienti non esistono aziende. (Michael LeBoeuf)

il cliente ideale

Perché dovresti capire chi è il tuo cliente ideale

Conoscere il tuo target, cioè i clienti potenziali che vuoi raggiungere con il tuo marketing, è il primo passaggio per decidere l’offerta di prodotti e servizi, i contenuti con cui vuoi parlarne e i canali su cui farlo.
Profilare un cliente non è un esercizio fine a sé stesso, è la base per creare dei prodotti che vendano.
Se non so a chi vendo, come faccio a sapere cosa devo vendere?
Tante idee di business falliscono proprio perché non sanno a chi dovrebbero rivolgersi, e chi sono le persone davvero interessate ai loro prodotti.

Non siamo più nell’epoca in cui l’unico mezzo per raccogliere le informazioni era la televisione, e tutti ricevevamo allo stesso momento il medesimo messaggio.

Oggi, se cerchi di accontentare tutti, non piacerai a nessuno. Dovrai identificare solo quelle persone che incarnano un bisogno che puoi risolvere: solo queste saranno quelle giuste a cui indirizzare le tue attività di marketing e a cui proporre i tuoi servizi o prodotti.

target azienda

 

A cosa serve profilare il cliente ideale

Concentrarsi su una nicchia di mercato potrebbe spaventarti, perché può farti venire il dubbio che quella nicchia sia troppo piccola per sostenere la tua attività. Invece, più vai avanti, più affini la comunicazione, più diventa facile trovare clienti giusti per te. Anzi, saranno loro a trovare te.

Se identifichi il tuo target, raggiungerai più facilmente i tuoi obiettivi di business. Quando creerai il profilo del tuo cliente ideale, potrai anticipare i comportamenti del tuo pubblico:
– quali sono i suoi bisogni?
– quali sono i punti di contatto con la tua azienda e come fa a trovare informazioni su di te?
– quali sono i suoi contenuti preferiti?
come si sente quando entrano in contatto con i tuoi prodotti o servizi?

In più, se decidi di definire il tuo target cliente, inizierai a parlare un pubblico selezionato e scremerai tutti quelli che non t’interessano, evitando così di rivolgerti a persone sbagliate che ti fanno solo perdere tempo e risorse.
Se parli in modo chiaro con le persone giuste, quelle sbagliate si allontaneranno da te, consumeranno meno i tuoi prodotti, e tu proteggerai solo i clienti che hanno un valore per te.

Come vendere il tuo prodotto a più persone

trovare il target

Come fare per individuare il target

Prima di partire, ti suggeriamo subito che cosa non fare: considerare te stesso il tuo target. Tu sei solo un tipo di cliente: hai gusti e interessi che forse non rispecchiano quelli del pubblico che stai cercando di avvicinare.
Quindi, quando compili le caratteristiche del tuo cliente ideale, evita di pensare a quello che tu vorresti, a quello che tu pensi del tuo prodotto, a quali sono i tuoi bisogni. Parti piuttosto descrivendo come prima cosa i tuoi clienti attuali, quelli più fedeli, i primi che ti hanno scelto.

Da cosa puoi partire per profilare il tuo cliente ideale?
Dai dati demografici e il profilo lavorativo, ma anche i tratti della personalità, gli interessi, i bisogni e gli obiettivi. Ma, soprattutto, identifica quello che provano, le loro paure, le incoerenze tra quello che vorrebbero fare e quello che fanno per davvero, come sono condizionati dall’ambiente e dalle persone che li circondano, cosa sta loro davvero a cuore.
Perché oggi, in un mercato in cui abbiamo a disposizione centinaia di prodotti che hanno le stesse caratteristiche e prezzi simili, l’acquisto è sempre più dettato dalla componente emotiva, dalla storia che l’azienda sa raccontare, dalla vicinanza con i suoi valori. Il cliente ideale deve avere delle caratteristiche definite ed essere uno solo: questo è l’unico modo che hai per creare dei contenuti e dei messaggi chiari e univoci, che rispondano esattamente ai tuoi obiettivi aziendali.

Dove trovare le informazioni sul tuo cliente ideale se non hai la possibilità di commissionare costose ricerche di mercato? Ecco qualche esempio che ti può tornare utile:

  • studia le conversazioni nei social network all’interno dei gruppi del tuo settore;
  • impara a leggere gli Analitycs del tuo sito web: conoscere chi accede al tuo sito e con quali chiavi di ricerca ti fa capire a quali bisogni e desideri risponde il tuo prodotto o servizio;
  • raccogli le domande che arrivano nei tuoi canali di Customer service;
  • raccogli i dubbi che i tuoi clienti ti pongono quando li incontri dal vivo, quando ti scrivono un’e-mail, o quando ti telefonano.

Una volta individuato il target della tua azienda, riuscirai a trovare anche:
– il giusto tono di voce per la tua comunicazione;
i contenuti più adatti e la forma da dare loro;
i canali migliori da sfruttare per entrare in contatto con lui.

Metti insieme tutti questi dati e inizia a dare un volto al tuo cliente ideale, cercando di immedesimarti nei suoi bisogni e nei suoi problemi quotidiani. Riuscirai così a porti nei suoi confronti nel modo migliore e dargli le risposte di cui ha bisogno

Hai capito, quindi, quando è importante individuare il target del tuo marketing.
Ti sembra ancora una montagna molto difficile da scalare? Ti aiutiamo noi a partire: scarica il nostro modello da compilare per trovare il target giusto per la tua azienda.

Quindici cose sul tono di voce

Quindici cose sul tono di voce

Il modo in cui scrivi deve avere una voce che rispecchia la personalità della tua azienda e della tua attività.
La parola scritta, infatti, ha un “tono”, proprio come quella parlata.
La differenza è che, nel caso di quella scritta, è il lettore che attribuisce alle parole una sfumatura di suono. Quando scriviamo, pensiamo allora a chi ci legge e a come interpreterà il tono con cui ci rivolgiamo a lui. Se le parole dette hanno il suono della voce di chi le pronuncia, quelle scritte lo acquistano sulla base di chi legge.

Non c’è meno eloquenza nel tono della voce, negli occhi e nell’atteggiamento che nella scelta delle parole.
(François de La Rochefoucauld)

Tono di voce: a cosa serve

Prova a leggere i tuoi testi aziendali ad alta voce: se non ti rispecchiano, ti sembrerà quasi di sentire qualcun altro che sta parlando. Leggi quelli del sito web, delle newsletter, della pagina Facebook: riconosci la personalità della tua azienda? Riesci a trasmettere davvero quello che vuoi dire e nel modo in cui vorresti, oppure incespichi, sei poco chiaro, verboso, ti perdi in frasi lunghissime e incomprensibili?

Dobbiamo imparare a curare il tono di voce anche dei nostri testi, perché anche questi dicono molto di noi e della nostra azienda, e possono suscitare reazioni positive e negative anche solo per la scelta di una parola.
Trovare il tono di voce giusto per te è un impegno strategico per migliorare la comunicazione e avvicinarti ai clienti.

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Il tono di voce: cos’è

Il tono di voce è l’insieme di tutte le scelte stilistiche, semantiche e linguistiche che facciamo nei nostri testi. Quindi, scrivere con un tono di voce preciso significa scegliere con cura le parole e la sintassi, organizzare in maniera coerente le informazioni, sfruttare lo spazio, formattare il testo.

Da quello che scriviamo deve emergere una personalità, un carattere: è come se leggendo i nostri testi i lettori si immaginassero una persona precisa, vestita in un certo modo, che parla con un’intonazione particolare, ha gusti e opinioni. L’azienda che parla può diventare un leader carismatico, una mamma amorevole, un adolescente molto timido.

Grazie al tono di voce nei testi puoi comunicare professionalità, ironia, vicinanza, oppure diventare freddo e distante. E queste sfumature possono influenzare molto il rapporto con i tuoi clienti. Un tono di voce sbagliato può portare a un posizionamento sbagliato, che porta a un target sbagliato, a colpire persone che non sono interessate alla tua azienda e a cui tu non sei interessato!

E allora come si fa a trovare il giusto tono di voce per la tua azienda?

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Cinque regole per partire prima di stendere un tono di voce

Trovare un tono di voce per un’azienda non è un lavoro che si conclude in una giornata, ma è il risultato dell’analisi di quello che fai, quello che hai intorno e di quello che vorresti diventare.
Per iniziare il viaggio alla ricerca del tuo tono di voce, ti diamo cinque suggerimenti che valgono sempre quando ti rivolgi a un pubblico su qualsiasi canale di comunicazione.

  1. Scrivi testi chiari, comprensibili e semplici. Questo non vuol dire che devi essere semplicistico, o sminuire il tuo lavoro, ma trovare il modo di avvicinarti al lettore anche con le parole;
  2. Traduci e disambigua: se il tuo è un settore tecnico, devi aprire le parole più difficili e tirarne fuori il significato più profondo. Disambiguare significa che, se una cosa può avere più di un significato, devi essere chiaro su quale sia quello giusto. Non dare mai nulla per scontato;
  3. Un testo deve avere sempre un obiettivo, perché, quando scrivi, devi pensare a chi legge, e non a te stessi. Sei utili al lettore con quello che scrivi oppure stai solo facendo sfoggio di parole altisonanti per darti delle arie?;
  4. Dialoga con i tuoi clienti in un rapporto di scambio reciproco. La comunicazione oggi è sempre a due direzioni, quindi non chiuderti e sii sempre aperto a ricevere una risposta dai lettori;
  5. Tieni d’occhio tutto quello che scrivi per la tua azienda: dai micro testi nascosti nel sito web a quelli per comunicare nell’intranet aziendale, dalla brochure di presentazione all’email di ringraziamento per l’iscrizione alla newsletter.

Cinque domande per trovare il tono di voce per la tua azienda

Siamo partiti da cinque regole di base che valgono per qualsiasi testo scritto, ma ora entriamo nel vivo: come fai a capire come stendere un tono di voce?
Ecco le cinque domande da cui partire:

  1. Impara prima a capire chi siete voi, qual è la storia dell’azienda, dove ti muovi, qual è il mercato di riferimento: in una parola, qual è la tua identità?;
  2. Stila una lista dei concorrenti. Come vuoi essere percepito rispetto a loro? C’è qualcosa che ti piace o, al contrario, proprio non ti piace di quello che hai intorno e della loro comunicazione?;
  3. Impara a conoscere il pubblico, i suoi interessi, i modi in cui viene a contatto con te e le reazioni che instaurate. Chi è il tuo target?;
  4. Analizza i testi, tutti quanti. Come ti suonano? Sono troppo ingessati o, al contrario, troppo colloquiali?;
  5. A questo punto, metti tutto insieme: i valori, il modo in cui vorresti essere percepito, a chi vuoi parlare, come vuoi differenziarti dagli altri e come vorresti parlare attraverso i testi. Come dovrà essere il tuo tono di voce?

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Le cinque caratteristiche di un buon tono di voce

Il percorso per trovare una voce per la tua azienda è appena iniziato, ma possiamo già dirti quali sono, secondo noi, le caratteristiche di un buon tono di voce.

  1. Rispecchia il brand e i valori aziendali;
  2. Umanizza il brand e lo avvicina alle persone;
  3. Crea e mantiene un buon rapporto con i clienti, i fornitori e i collaboratori;
  4. Rende il brand distinguibile e unico rispetto alla concorrenza;
  5. È coerente su tutti i canali di comunicazione ma è anche flessibile, cioè si adatta al luogo in cui scriviamo: un post su Facebook sarà diverso da una brochure aziendale, ma chi li legge entrambi ti riconoscerà comunque.

Per approfondire l’importanza della parola scritta:
Smascheriamo i miti del marketing: chi è il copywriter.

Se grazie a questo articolo hai capito che i tuoi testi non ti rispecchiano più, ma hai bisogno di un aiuto per rimetterci mano, chiedici una consulenza, e daremo insieme un tono alla tua comunicazione.

Organizzarsi bene per lavorare meglio

Organizzarsi bene per lavorare meglio

Organizzare la tua attività lavorativa non significa solo raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato, ma anche perdere meno tempo possibile e a lasciare spazio alla spontaneità e agli imprevisti, essere più felice con te stesso, e meno stressato!

Cambia abitudini

Se senti il bisogno di riorganizzarti, vuol dire che hai la necessità di attuare un cambiamento nella tua vita. E queste due cose hanno un minimo denominatore comune: cambiare abitudini. Sembra facile a dirsi, ma può diventare un ostacolo insormontabile, se pensi di dover fare tutto e subito. Invece, cambiare abitudini è una pratica quotidiana, da allenare giorno per giorno.
La cosa fondamentale è darti degli obiettivi piccoli, da raggiungere in tempi brevi, intervallarli con piccole gratificazioni per ogni risultato raggiunto.

“Se oggi vado a letto non avendo fatto niente di nuovo rispetto a ieri, allora oggi è stato sprecato.” Bill Gates

È importante che trovi un metodo di organizzazione che vada bene per te. Non serve a nulla organizzare la giornata come un armadio in cui sistemi i vestiti secondo un ordine militare e poi non riesci più a trovarli perché ti sei già dimenticato le categorie in cui li avevi divisi: ti crei ancora più stress.

Ecco un esempio: le Feste sono appena finite, ci siamo abbuffati più del dovuto e molti di noi ora sentono la necessità di rimettersi in forma. Potresti essere tentato dal prendere la cosa di petto e importi subito di andare in palestra cinque giorni a settimana, metterti a dieta ferrea e declinare qualsiasi invito dagli amici per un aperitivo o una cena. Lo sai già, vero, che dopo un mese mollerai?

Facendo un passo alla volta, invece, puoi percorrere grandi distanze. Nella situazione che ti abbiamo appena descritto, potresti iniziare andando in palestra due volte alla settimana, alternarla a lunghe passeggiate durante il weekend, concederti una pizza alla settimana: ecco il modo migliore per ricominciare a prenderti cura di te.
E così, come per la dieta, anche l’organizzazione è fatta di piccoli passi. Vediamone insieme qualcuno.

organizzare spazio

Organizza il tuo spazio

Che tu abbia un ufficio in cui lavori da solo, o lo condivida con il tuo socio, che la tua scrivania sia in un open space, o, ancora, che tu sia un imprenditore freelance e lavori da casa, l’organizzazione deve essere prima di tutto fisica.

Cosa devi tenere presente quando organizzi (o riorganizzi) lo spazio in cui lavori?

  • usa una sedia comoda ed ergonomica oppure un pallone da pilates;
  • scegli cinque oggetti fondamentali da tenere sempre a portata di mano sulla tua scrivania, e allontana gli altri sulla base della frequenza con cui li usi. Ad esempio, sposta la stampante in un’altra stanza: è anche una buona scusa per alzarti e sgranchirti le gambe;
  • se il tuo ufficio te lo permette, posiziona la scrivania di fronte alla finestra, per sfruttare al massimo la luce naturale, oppure di lato, seguendo questo trucco: fai arrivare la luce da sinistra, se sei destro, e da destra, se sei mancino. In questo modo eviti di creare ombre sul tuo piano di lavoro;
  • libera i cassetti: il decluttering non è solo una moda, ma aiuta ad avere uno spazio pulito in cui concentrarti, sgomberare la mente e fare spazio al nuovo. Quindi, butta via tutto quello che non usi mai, vecchi documenti accumulati da anni, matite arrivate alla fine, penne che non funzionano più.

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Sistema l’archivio

Che sia digitale o fisico, che lo utilizzi solo tu oppure si tratti di un archivio condiviso, è importante che il tuo archivio sia organizzato in modo da non farti perdere tempo nel cercare i file che ti servono, e che sia semplice inserire un documento nuovo. Hai presente quando devi cercare qualcosa sul desktop del computer del collega in malattia e ci metti un’ora a capire dove ha salvato quel file che ti serve con urgenza?
Il metodo più efficace per archiviare i documenti è molto soggettivo, ma possiamo aiutarti con alcune regole base che ti tornano utili soprattutto nel caso di archivi condivisi. Eccole:

  • archivia dal generale al particolare;
  • scegli per le cartelle nomi facili da ricordare;
  • segui la cronologia anno/mese/giorno;
  • scrivi il nome della versione del documento (prima, seconda, eccetera);
  • tieni le versioni precedenti in una cartella a parte finché ti servono davvero, e cerca di eliminarle il prima possibile;
  • scrivi le regole generali per usare l’archivio, condividile con chi lo userà, e chiedi che siano rispettate da tutti;
  • verifica e revisiona in maniera costante e accurata;
  • fai periodicamente un backup.

Questi consigli valgono sia per un archivio digitale che per uno fisico.

flusso di lavoro

Gestisci il flusso di lavoro

Il flusso di lavoro è una combinazione di elementi e azioni che ti aiuta a svolgere la tua attività lavorativa bene e con soddisfazione, a coordinarti con i tuoi collaboratori e a non arrivare a fine giornata con la sensazione di non aver combinato nulla.
Ti ricordi quello che dicevamo all’inizio, parlando di dieta e imposizioni impossibili? Ecco come devi ragionare: non importi ritmi estenuanti che non fanno per te.

Il piano della tua giornata deve essere coerente con te, si deve adattare alle tue abitudini, al tuo ambiente, a come interagisci con i tuoi collaboratori e clienti.
Devi prima di tutto ascoltarti e imparare a conoscerti: se sei più produttivo al mattino presto, non lasciare a fine giornata il lavoro più impegnativo. Se a mezzogiorno inizi ad avere un calo di energie e non riesci più a concentrarti, non importi di lavorare fino all’una, ma anticipa la pausa pranzo.
Osservati per qualche giorno, annota in un’agenda come vivi la tua giornata lavorativa, quando sei più lucido e quando il cervello inizia ad andare nel pallone. Se noti delle dinamiche ricorrenti, puoi organizzare la tua giornata sulla base di quelle.

Per quanto riguarda gli strumenti per pianificare la tua attività lavorativa, ti rimandiamo a qualche articolo di approfondimento che abbiamo scritto nel blog:
Il piano strategico annuale;
La mappa mentale;
Il calendario editoriale;
Il piano marketing.

Qui ti diamo un altro piccolo suggerimento che ci arriva direttamente dal Giappone: il metodo Kanban.
Kanban è una parola che significa “cartellino”, e fa riferimento a un metodo inventato dal fondatore di Toyota e ti permette di regolare le attività in entrata e quelle in uscita.
Consiste, in breve, nel creare una lavagna a tre colonne in cui inserire le tue attività e nominarle “da fare”, “in corso” e “fatto”.
In queste colonne inserirai tutte le attività che tu e il tuo team state seguendo. Il flusso di lavoro che si crea sarà costante: la prima colonna ti dice la dimensione delle cose da fare. La seconda, come stai procedendo. La terza ti gratifica con le attività portate a termine: non dimenticarti di riempire questa colonna, anche se di primo acchito ti sembra inutile. Vedrai che sarà una spinta in più per fare le cose meglio e più velocemente.

Questi sono alcuni consigli di partenza per organizzare la tua attività lavorativa dal punto di vista fisico e da quello mentale. Se vuoi imparare a seguire un metodo preciso ed essere affiancato in questo percorso, puoi chiedere a noi di Imprenditori che cambiano. Prenota una consulenza.